Il existe 2 méthodes pour mettre en place un publipostage :
Par les options de l'onglet Pubipostage.
Par le volet de l'assistant Publipostage.
Dans cette fiche, nous aborderons la nouvelle méthode "par les options de l'onglet Publipostage".
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1- Démarrer la fusion et le publipostage : Le choix du type de publipostage
Dans l'onglet Publipostage cliquez sur l'option Démarrer la fusion et le publipostage.
Chosissez le type de document que vous souhaitez créé.
Lettres, Messages électroniques, Enveloppes n'auront qu'un seul enregistrement par page.
Etiquettes et Répertoire peuvent avoir plusieurs enregistrement par page.
Comment créer des étiquettes ?
Dans l'onglet Publipostage cliquez sur l'option Démarrer la fusion et le publipostage.
Chosissez Etiquettes...
Dans la liste déroulante Fournisseurs des étiquettes recherchez votre fournisseur (s'il ne figure pas dans la liste sélectionnez n'importe quel fournisseur).
Faites défiler les références dans la liste déroulante Numéro de référence
Regardez la description pour trouver le format de vos étiquettes (Attention à la taille du papier !).
Le bouton Détails... permet de personnaliser le format de l'étiquette.
Le bouton Nouvelle étiquette... permet de créer une nouvelle étiquette.
2 - Sélection des destinataires
Dans l'onglet Publipostage cliquez sur l'option Sélection des destinataires.
Choisissez l'option souhaitée.
Il est possible de :
Entrer une nouvelle liste... (Word créera une base de données Access).
Utiliser une liste existante... (Excel)
Sélectionner à partir des Contacts Outlook...
Comment utiliser une liste Excel existante ?
Vérifiez dans Excel que :
Le tableau commence en cellule A1 (éventuellement, vous pouvez Définir un nom pour la liste de données)
Chaque colonne possède bien un intitulé de colonne unique.
Repérer le nom de la feuille qui contient la liste de données.
Choisissez dans l'onglet Publipostage l'option Utiliser la liste existante...
Parcourez les dossiers pour trouver et sélectionner le classeur Excel qui contient la liste de données.
Sélectionnez le nom de la feuille de calcul qui contient la liste ou le nom de la liste nommée.
Comment modifier la liste des destinataires ou rechercher des doublons ?
Dans l'onglet Publipostage, cliquez sur l'option Modifier les destinataires...
Vous pouvez :
Cocher ou décocher les enregistrement.
Les trier...
Les filtrer...
Rechercher les doublons...
3 - Champs d'écriture et d'insertion
Positionnez le point d'insertion à l'endroit souhaité pour insérer un champ de fusion.
Cliquez dans l'onglet Publipostage sur l'option Insérer un champ de fusion.
Sélectionner le champs à insérer.
L'option bloc d'adresse
insére l'ensemble des champs d'adresses en une seule fois, mais il est
souvent nécessaire de faire correspondre les champs d'adresse
programmés dans Word avec vos noms de champs d'adresses.
Il en est de même pour la Ligne de salutation.
Remarque
: il est possible d'utiliser des codes de champs et d'établir des
Règles (par exemple : si le champ "genre" est égal à "Femme" écrire
"Chère Madame" sinon "écrire Cher Monsieur").
Comment reproduire la première étiquette sur toute la planche d'étiquettes ?
Cliquez dans l'onglet Publipostage sur l'option Mettre à jour les étiquettes.
Remarque : Apportez toujours des modifications sur
la première étiquette, puis cliquez sur l'option Mettre à jour
les étiquettes.
4 - L'aperçu des résultats
En activant l'option Aperçu des résultats les champs de fusion affichent les différents enregistrements de votre liste.
Remarque
: Cette option est très pratique pour n'imprimer qu'une lettre
spécifique affichée à l'écran sans avoir à lancer la fusion.
5 - Terminer & Fusionner
Cliquez dans l'onglet Publipostage sur l'option Terminer & fusionner.
Choisissez le type de sortie.
Modidier des documents individuels...
crée un document qui contiendra le résultat final de la fusion
(c'est-à-dire toutes les lettres ou toutes les étiquettes fusionnées).
Imprimer les documents... pour lancer immédiatement l'impression des documents fusionnés.
Comment envoyer des messages électroniques personnalisés ?
Cliquez dans l'onglet Publipostage sur l'option Terminer & fusionner.
Envoyer des messages électroniques... uniquement si vous avez dans votre liste de données un champ d'adresse de messagerie.
Remarque : Le format de message Texte brut est moins attrayant et plus "léger" que le format HTML, mais il est accepté par tous les serveurs de messagerie.
